4D i OHIO

Dnevno rešavam stotinak mailova. Ima tu svega: podrške, transkripti razgovora sa mušterijama, notifikacija iz našeg sistema o poslu na kome se radi, ostalih poslovnih mailova i (najmanje) lične pošte. Iako ne bih mogao reći da je zatrpan mailbox sam po sebi uzrok stresa, definitivno pomaže pošto sam primetio da tenzija raste sa brojem stvari koje su mi "otvorene" (nezavršene).

No, u zadnjih mesec dana sam počeo da koristim izuzetno jednostavan pristup kojim jako brzo čistim i lični mail i podršku. Svodi se na primenu dva jednostavna principa koja opisuju dve skraćenice: 4D i OHIO. Znam da su skraćenice i glupe i da bacanje istima nedvosmisleno pokazuje želju govornika da se svidi ili ostavi utisak pametne i informisane osobe. Ipak, ovde ću se držati skraćenica zašto je mail nešto sa čime radim svakodnevno, a skraćenice pomažu da se principi lako zapamte i još lakše koriste, pa postaju skoro kao mantre.

4D samo kaže da treba da uradite jednu od ove četiri stvari kada primite mail:

  • Do It - Uradi šta treba odmah umesto da ostaviš za kasnije. Postoji gomila stvari koje mogu da se reše za manje od dva minuta i bolje ih je uraditi odmah, nego ostavljati za kasnije.
  • Defer It - Ako ne možeš da rešiš sada, odloži za kada možeš. Ja svoje stvari beležim u Things i arhiviram mail, ali za ovo može poslužiti i neki folder, podsetnik, parče papira itd.
  • Delegate It - Prebaci nekom drugom da dalje rešava. Ovo je česta stvar na podršci. Mailove šaljem dalje na verifikaciju problema, da se reši neki bug, pomogne mušteriji itd.
  • Delete It - Najslađa D u listi. Brišem sve što mogu, a arhivu ne organizujem. Kada je gotovo, više nije bitno.

Za razliku od 4D, koji kaže šta da se radi, OHIO kaže kako da se radi: Only Handle It Once. Svaki ponovni povratak poruci koju ste već pročitali bez da je rešena je nepotrebno trošenje vremena i pažnje. Onog momenta kada vidim mail, rešim šta ću sa njim i ne vraćam mu se (osim ako nije odložen). Jednostavno.

Sparrow, Inbox Zero

Sparrow, Inbox Zero

Dodatak: U momentu pisanja, help desk kaže 0/0 (prazan inbox, prazan moj queue), a Sparrow pokazuje Inbox Zero. Stoji da je tehnika čist productivity porn, ali meni lepo radi posao.

Pažljivo sa rokovima

Nasumično određeni, a nepotrebni rokovi lako mogu da nam se obiju o glavu: 

Unrealistically tight deadlines result in longer-duration projects than desired, and 42% higher cost (Boehm 2000), lower quality, longer time to benefit realisation (if ever) and frustrated and dissatisfied team members

Takođe:

Boehm’s work with software projects showed a 42% increase in effort and cost resulting from a deadline that was 75% or less than ideal for the project’s scope and staffing.

Izvor: Stacy Goff, Tight, Inflexible Deadlines: Scourge of Projects

Čisto da znate koja cena se plaća kada se forsiraju rokovi koji nisu dobro odmereni i baziraju se na pustim željama umesto na iskustvu i dobrom planiranju. Čak bih se usudio reći da je nemanje nikakvog roka bolje nego imanje pogrešnog roka (loše "šacnut" ili postavljen iz pogrešnih razloga).

WONTFIX

Joel Spolsky, u "Software Inventory" članku:

In many real-world companies, the desire never to miss any bug report leads to bug bankrupcy, where you wake up one day and discover that there are 3000 open bugs in the database, some of which are so old they may not apply any more, some of which can never be reproduced, and most of which are not even worth fixing because they’re so tiny.

Sa ovim smo se mi bili zakopali u activeCollab 2. Kada god bismo pogledali Tickets stranicu, uvek bi bila tona posla da se radi, od koga su polovinu činili nebitni bagovi i ideje za sitna unapređenja. Najveći problem je kada ovakve stvari unose takav šum da ne vidite stvarno važne stvari ili stvari koje imaju neku vrednost.

Rešenje koje smo počeli koristiti kako bismo izašli na kraj sa tim ludilom: novi, svež projekat za početak, a onda stvari koje predugo stoje u sistemu zatvorimo sa WONFIX labelom. Nije ni svaki bug report pažnje vredan… Oni koji jesu se uvek vrate:

Don’t worry, the severe bugs will come back.

Navučen na activeCollab 3

Predugo radimo na verziji 3 (više od dve godine). U svom tom razvoju, jedan od ključnih majlstona je bio momenat kada ćemo mi početi da koristimo verziju 3 za naše interne potrebe. To se desilo jesenas, kada se dosta kockica složilo, a mi napisali upotrebljivu upgrade skriptu da postojeće podatke i projekte prebaci sa starog na novi sistem.

Od tada nam activeCollab 3 polako, ali sigurno pomaže da transformišemo način na koji radimo. Da ne dođe do zabune, ovim ne želim reći da je activeCollab 3 instant project menadžement alat, gde samo kupite licencu, dadate toplu vodu i svi vaši problemi su rešeni. Naprotiv, promene ne dolaze od alata, već od ljudi, a alati tu samo pomažu (softverski alati, metodologije, treninzi itd).

Primer jednog od takvih alata: podesiv home screen.

Sprint

Home screen sa informacijama o tome šta se trenutno dešava imamo u sistemu od samog početka, ali smo mogućnost podešavanja šta prikazuje dodali tek sad, u verziji 3. Za razliku od većine podesivih naslovnih strana (česta imena: home screen, home page, dashboard), gde imate jednu stranicu na koju možete staviti widgete, activeCollab 3 ih može imati više, u vidu tabova.

Moj screen trenutno ima dva taba:

  1. Sprint tab mi pokazuje moje zadatke u trenutnom sprintu (grupisane po tipu), sve zadatke u trenutnom sprintu grupisane po tome ko ih radi, kao i zaostale zadatke iz prethodnog sprinta. Iza ovih listinga stoji redizajnirani i značno moćniji filter zaduženja, a labele omogućavaju da vidim tip i status zadatka (ovi zamrčeni su BLOCKER i REOPENED zadaci, plavi su FIXED, a narandžasti CONFIRMED).
  2. Happening tab mi prikazuje "aktuelnosti" - listu aktivnost na projektima na kojima učestvujem, ko je online, diskusije koje sam pokrenuo ili na koje sam komentarisao itd.

Kako vreme bude prolazilo i meni budu trebali novi "pogledi" na zadatke, kao i na opšte stanje stvari, neću biti ograničen jednim ekranom i jednim setom widgeta. Umesto toga, uvek ću moći da ih dodam kao nove tabove, ili kao elemente postojećih, a ako nešto ne postoji u sistemu, pisanje novih widgeta se svodi na pisanje i smeštanje odgovarajuće PHP klase u odgovarajući folder.

Jedna mala stvar, iza koje stoji nedelju dana posla, koja će hiljadama ljudi omogućiti da lakše dođu do informacija koje im trebaju, znaju šta je sledeći korak i brže ga završe.

activeCollab Timer

activeCollab je još od verzije 1.0 (oktobar 2007.) imao mogućnost unošenja utrošenog vremena na pojedinačne projekte i zadatke. Ta mogućnost je tada dodata samo kako bi activeCollab bio konkurentan drugim alatima, ne i zato što smo mi imali realnu potrebu za njom. To se vremenom promenilo...

Problem kod prvih verzija je što nije postojala laka mogućnost automatskog praćenja vremena, gde ćete vi jednostavno pritisnuti dugme i onda će neka aplikacija u pozaditi pratiti koliko ste vremena potrošili radeći. Kada završite, još jedan pritisak na dugme i to vreme biva logovano u activeCollab.

Postojale su neke aplikacije koje su to omogućavale i lepo se integrisale sa activeCollabom, ali recimo samo da nisam bio zadovoljan njihovom izvedbom. Često su to bila kabasta cross platform rešenja koja su izgledala kao da su pala sa Marsa (Adobe AIR), ponekad bugovita i napuštena od strane njihovih autora, komercijalne aplikacije su često bile prilično skupe... Ne baš sjajna situacija.

Zato smo prošle godine odlučili da napravimo zvaničnu aplikaciju koja olakšava praćenje vremena. Cilj je bio da se korisnicima omogući jednostavno praćenje vremena gde je izvedba same aplikacije na nivou koji mi od jednog takvog alata očekujemo. I tako je nastao activeCollab Timer:

Timers

Ljudima koji naplaćuju svoje usluge po satnici ne moram objašnjavati koliko je bitno pratiti vreme koje trošite radeći, ali postoji i niz prednosti koje pruža i ljudima koji rade na projektima i ne napalaćuju po satu.

Na primer, meni je praćenje vremena promenilo način na koji radim. Kada počnete da pratite koliko vremena stvarno trošite, jasno se povuče granica između vremena provedenog za računarom i vremena provedenog u efektivnom radu. U mom slučaju, prva brojka je uvek dosta veći nego druga (npr, imam osećaj da provedem 10 sati za računarom, a opet logujem samo 3h efektivnog rada). Doduše, ja pored programiranje (za koje jedino pratim vreme) radim i niz drugih stvari, ali opet - ponekad je zastrašujuće koliko malo efektivnog rada dodam u poređenju sa količinom vremena koje je otišlo na te "sporedne" aktivnosti.

Kako vreme prolazi, tako se zajedno i activeCollab i activeCollab Timer, a i načini na koji ih koristimo, razvijaju. Trenutno testiramo verziju 1.3 Timer aplikacije koja dodaje par "sitnih" unapređenja koja značajno unapređuju način na koji se aplikacija koristi. Tako, npr, zahvaljujući tim unapređenjima ja sada Timer koristim kao svoju to do listu (vidi screenshot gore, to treba danas da odradim), nešto za šta sam do sada uvek koristio papir i olovku.

PS: activeCollab Timer je besplatna aplikacija dostupna za Windows i Mac OS X.

Mit o zauzetosti

Tekst The Cult of Busy kao temu uzima zauzetost i potrebu da se non-stop imaju neke obaveze, ljudi sa kojima se treba sastati, projekti koje treba završiti, papire koje treba izoveravati itd.

Kroz tekst se provlači i priča o tome kako imamo iskrivljenu sliku o zauzetim ljudima ili ljudima koji rade mnogo - zauzeti ljudi su bitniji, uspešniji, postižu više sa svojim životima, šta već. A to je daleko od pravila - mnogi uspešni ljudi jesu pritisnuti obavezama, ali nisu svi zauzeti ljudi uspešni. Možda su samo spori u radu ili nemaju dovoljno iskustva ili ne umeju da odvoje bitno od nebitno pa troše sati na gluposti ili...

Suština je da majstor nije onaj koji radi mnogo, već onaj koji postiže mnogo. Bitni su rezultati, a ne koliko si vremena slomio da bi ih postigao (ili ne bi, mnogi napori koje ulažemo na kraju i ne urode plodom).

Što se stila života tiče, posebno mi se sviđa ovaj detalj:

It’s the ability to pause, to reflect, and relax, to let the mind wander, that’s perhaps the true sign of time mastery, for when the mind returns it’s often sharper and more efficient, but most important perhaps, happier than it was before.

Ako ništa, evo je bar tema za razmišljanje: burnout nije za pohvalu, već signal da nešto nije u redu sa onim na čemu radiš i kako to radiš.

Ovomesečna navika

Sredinom januara sam pisao o dobroj fori sa Zen Habits o usvajanju navika. Cela priča se svodi na to da se svaki mesec usvaja jedna dobra navika koju guramo 30 dana. Nakon 30 dana imamo dovoljno dobar "uzorak" da vidimo kako funkcionišemo na taj način i da li nam ta navika odgovara pa je na osnovu toga zadržimo ili odbacimo.

Za razliku od mnogih "super fora" koje zvuče dobro na papiru, ali retko kad puste korenje, ovo stvarno radi. U januaru sam krenuo sa ustajanjem uvek u isto vreme (07:00) i toga se držim i danas. Posle toga sam rešio da izbacim internet iz stana. Ništa ne može biti toliko bitno online da mi uzima vreme kada sam tamo. Ovo je više odluka i eksperiment nego navika, ali sam je usvojio pre svega zato što je "distraction free" jutro osnova za ono što guram ovih 30 dana.

Stvar je prilično jednostavna - pre spavanja, na list papira zapišem šta je ono što želim da uradim sutra ujutro. To mora biti jedna (max dve) stvar koja može da se uradi u stanu, bez interneta, za 1 - 2 sata koncentrisanog rada, ali da je takva da nemam osećaj da mi je propao dan čak i ako ništa drugo taj dan ne stignem da uradim.

Na primer, za danas sam ostavio da ispravim par bugova koji blokiraju novu verziju, a moji su. Ako mi ostane vremena, (što se i desilo), treba da napišem i ovaj tekst kako bih ga mogao objaviti kada dođem u kancelariju.

Prošle nedelje sam napisao prvi draft "Getting Started with activeCollab" vodiča koji će ići uz activeCollab 2 kako bi korisnici brže pohvatali konce, a mi imali manje podrške. Za dokumentaciju je jako teško naći vremena u kancelariji gde ti more stvari odvlače pažnju tako da nikako nisam stizao to da rešim. Priča je skroz drugačija kada to radiš ujutro jer te niko ne cima i ne potrošiš najodmornije sate na proveravanje pošte.

Tri dosadašnje navike zadržavam pošto su dosta dobar combo (rano ustajanje i jedan do dva sata koncentrisanog rada za nešto što smatram da je bitno u okruženju gde ti ništa ne odvlači pažnju). Imam još par dana da odlučim šta će biti za sledećih 30 dana i po svemu sudeći će biti nešto što se rimuje sa Guarana, a mene je strah da izgovorim na glas :)

The Toyota Way - 14 principa upravljanja

the-toyota-way.jpg

Da počnem sa time da je moje iskustvo sa auto-industrijom i proizvodnjom fizičkih proizvoda nikakvo. To je jedan od razloga zašto mi je "The Toyota Way" zapela za oko. Drugi razlog je što sam na više mesta nailazio na lean production, lean software development i slične koncepte, a mnogi navode Toyotu kao firmu koja je otišla najdalje u primeni lean razmišljanja u proizvodnji i poslovanju.

Knjiga se ne bavi alatima, već principima i o tome kako se ti principi uklapaju u priču jednog od najvećih proizvođača automobila današnjice. Iako se u dosta navrata pominju alati i tehnike koje Toyota koristi, autor se njima ne bavi mnogo, već ih samo pominje u kontekstu principa koji opisuje.

"The Toyota Way" počinje tako što ukratko opisuje Toyotu kao kompaniju, njen nastanak i put od male privatne firme do jednog od najvećih proizvođača automobila na planeti. 14 principa upravljanja je navedeno i ukratko opisano odmah na počeku da bi ih autor kasnija poglavlja detaljno objasnio.

Princip 1: Odluke se baziraju u skladu sa dugoročnim planovima i principima, čak i po cenu kratkoročnih finansijskih rezultata. Kompanija treba da nađe sebi svrhu, ponaša se odgovorno i kreira vrednost svojim kupcima, društvu i ekonomiji. Odluke i delovanje se usmerava ka ostvarenju dugoročnih planova, a ne kratkoročnih rezultata.

Na primer, jedan od Toyotinih principa je da ne optušta radnike kada su vremena loša. Sada je prilika da vidimo da li će kompanija biti dosledna ovom principu. U situaciji u kojoj se danas nalazi auto industrija, teško je ne misliti na troškove, pad prodaje, gubitke i smanjenje istih.

Princip 2: Proces treba da bude tok kako bi problemi isplivali. Sirovi materijal prolazi kroz tok i konstantno se transformiše do finalnog proizvoda. Svi koraci od početka do kraja se mogu podeliti na one koji donose i na oni koji ne donose vrednost mušteriji. Potrebno je maksimizovati vrednost, uz stalno smanjenje aktivnosti koje ne dodaju vrednost - "otpada".

Princip 3: Pull sistem se koristi kao mera za sprečavanje jednog od osnovnih otpada - prekomerne proizvodnje. Svaki korak u procesu je mušterija koja "kupuje" materijal od prethodnog koraka. Ideal je pružiti mušteriji ono što joj treba, kada joj to treba i tačno u količini koja joj treba. Ovakav pristup se bazira na pull principu - umesto da prethodni koraci "guraju" materijal i orijentišu se prema svojoj proizvodnji (push), kod pull sistema naredni koraci "povlače" šta i kada im je potrebno od prethodnog koraka.

Između koraka se pravi mali inventar čija je uloga "peglanje" toka, ali se uvek teži smanjenju inventara i što savršenijem toku.

Pošto je ponašanje mušterija nepredvidivo, plan proizvodnje se pravi dnevno kako bi se što brže odgovorili na zahteve i smanjio broj jedinica proizvoda koje mušterije ne žele.

Princip 4: Proizvodnja se ujednačava kako bi mogli da se isporuče predvidivi i konstantni rezultatu. Treba odstraniti preopterećenje ljudi i mašina i ujednačiti proizvodnju. Uvek je bolje konstantno raditi uz optimalno opterećenje, umesto imati neujednačenu proizvodnju gde u nekim trenucima ljudi nemaju šta da rade, dok u drugim ne mogu da stignu da isporuče poručeno. Taiichi Ohno, otac Toyota Production Systema ovo poredi sa basnom o zecu i kornjači.

Princip 5: Potrebno je razviti kulture gde se staje kako bi se rešio problem i kvalitet postigao iz prve. Ogromna prednost toka je da problemi isplivavaju kada jedna od ćelija u toku ima problem. Pošto je u pitanju tok, problem mora biti rešen što pre kako se tok ne bi zaustavio. Takođe mora da bude rešen temeljno kako tok ne bi bio ugrožen u budućnosti.

Koriste se alati za detekciju grešaka i vizuelne kontrole koje nedvosmisleno pokazuju da problem postoji i gde se nalazi vođama timova. Svaki zaposleni ima dozvolu i obavezu da zaustavi proizvodnju ukoliko naiđe na problem.

Ceo tok ne staje odmah jer između koraka postoje male zalihe koje ga peglaju, ali one traju jako kratko tako da problem treba da bude rešen što pre.

Princip 6: Bez standardizacije i predvidivosti procesa nije moguće kreirati tok. Treba koristiti proverene i standardizovane akcije za koje se zna koliko traju kako bi proces davao predvidive rezultate. Bez toga je nemoguće imati tok.

Iskustvo stečeno ponavljanjem izvesne akcije će pokazati najbolje prakse koje treba da postanu standard, ali tu proces ne staje. Treba dozvoliti slobode kako bi radnici mogli da eksperimentišu i unapređuju proces. Unapređenja koja se pokažu kao dobra postaju deo standarda.

Princip 7: Koriste se vizuelne kontrole kako bi se naglasili problemi i brzo komunicirale informacije. Vizuelni alat bi trebao da bude jednostavan i nedvosmisleno pokazuje da trenutna situacija odstupa od standardne. Treba izbegavati alate koji odvlače pažnju ljudi sa mesta na kome se stvaran rad izvršava.

Ljudi većinu informacija primaju vizuelno i Toyota insistira da se informacije tako komuniciraju. Jedan A3 papir sa dosta grafova i samo potrebnim informacija će bolje preneti potrebne informacije nego 50 strana sitno kucanog teksta koje niko ne želi da čita.

Princip 8: Koriste se samo proverene, stabilne tehnologije koje pomažu ljudima i procesima. Tehnologija treba da se koristi kako bi se zaposlenima pomoglo, ne kako bih ih zamenila. Mašina ne ume da uči i nije inovativna. Često je dobra ideja određeni posao raditi ručno pre nego što ga automatizujete kako biste ga bolje razumeli i unapredili.

Nove, nedokazane tehnologije mogu da ugroze tok tako da im treba pristupati sa rezervom i ubacivati ih u proces tek nakon što su se pokazale i zadovoljile testove. Ovo ne znači da ne treba podsticati ljude da isprobavaju nove stvari, već samo da se ne treba zaletati na nove tehnologije i koristiti ih bez detaljnog testiranja i ispitivanja.

Princip 9: Lidere treba razvijati iz sopstvenih redova. Dobar lider treba da razume ono što se radi i da svojim ponašanjem bude uzor ostalim ljudima koji rade u kompaniji. Lider treba da živi i diše kompanijsku kulturu i dobro poznaje procese unutar kompanije.

Autor navodi niz primerga gde su kompanije zapošljavale lidere spolja. Kada takva osoba uđe u kompaniju, često ima viziju gde želi da je odvede, ali ta vizija nije povezana sa kulturom firme i ne pusti uvek korenje.

Princip 10: Ulažite mnogo u razvoj individualaca i timova koji žive i dalje razvijaju kompanijsku kulturu. Kompanijska kultura je bitna na duge staze, a nju čine samo i isključivo ljudi, ne motivacioni posteri okačeni po zidovima. Sama kompanija i kultura treba da podstiču ljude da se razvijaju i napreduju.

Timski rad se uči. Kreiranje timova koje čine stručnjaci iz različitih oblasti pomažu bržem rešavanju problema jer se isti sagledavaju iz više različitih perspektiva. Takođe se smanjuje "otpad" u komunikaciji kada problem rešava više odvojenih specijalizovanih jedinica (npr. stručnjaci za aero-dinamiku, dizajneri i mašinci bi trebalo da rade zajedno na dizajnu novog vozila kako bi kroz direktnu komunikaciju pre došli do boljeg rešenja).

Princip 11: Dobavljače i partnere treba poštovati i motivisati da se razvijaju i unapređuju. Pomoć se pruža kroz podršku, obuku i konstantne izazove. Ukoliko očekujete od partnera da zadovolji vaše visoke standarde i uz to mu pomažete da ih dosegne, pomažete mu da bude bolji. Naravno, očekivanja treba da budu realna i takva da obe strane dobijaju.

Princip 12: Idi na lice mesta da bi spoznao šta je problem i rešio ga. Ovaj princip se zasniva na tome da odluke treba donositi tako što se proces posmatra i na osnovu posmatranja dođe do dubokog razumevanja procesa.

Menadžment ne bi smeo da donosi odluke na osnovu izveštaja, informacija iz treće ruke i pretpostavki, već da ode na "izvor" problema, analizira ga i tamo ga reši, čak i ako to podrazumeva da zasuče rukave i zaprlja ruke.

Princip 13: Odluke se donose sporo, kroz konsenzus i razmatranje što većeg broja alternativa. Sve strane koje odluka pogađa treba da budu uključene u proces odlučivanja kako bi se izbegla situacija da je izmena pomak unazad i čini rad jako teškim pojedinim grupama čija je perspektiva previđena.

Menadžeri intervjuisani u knjizi kažu da je mnogima jako teško da nauče da treba da zastanu i dobro preispitaju alternative pre nego što krenu sa implementacijom ideje. Treba zastati, analizirati alternative i tek kada se odabere najbolji put krenuti sa radom, brzo, temeljno, ali i oprezno.

Princip 14: Kompanija treba neprekidno da uči kroz konstantno unapređenje i osvrtanja na ono što je urađeno. Kada je proces stabilan treba koristiti stalno unapređenje kako bi se neefikasnosti i otpad uvidele u procesu. Kada kompanija koristi minimum inventanra, greške i otpad jako brzo isplivaju i mogu se rešiti.

Znanje treba da ostane u firmi i da nastavi da se razvija. Radno okruženje treba da bude što stabilnije bez velike smene radnika i kroz spora unapređenja. Lideri i naslednici se oprezno biraju i kreiraju dugim radom u kompaniji.

Nakon svakog projekta treba zastati, pogledati urađeno i uvideti greške i propuste. Kada su greške i propusti identifikovani, treba u naredne projekte treba dodati mehanizme koji će pomoći da se iste više ne ponove.

Što se mene lično tiče, stvarno mi je prijalo da pročitam nešto što nema previše veze sa razvojem softvera i ostalim temama koje me pretežno zanimaju, a da je opet moguće povući niz paralela sa našom situacijom. Većina principa je univerzalna i važi kako za malu softversku firmu tako i za giganta koji zapošljava stotine hiljada ljudi širom planete. Sa druge strane, neki principi se baš i ne uklapaju. Male firme koje tek rastu treba da razmišljaju o kulturi koju grade, ali im u tom stadiju verovatno nije bitan trening naslednika.

Najveći problem knjige je što je dosta jednostrana i pristrasna. Ne postoji savršen sistem, nije moguće da Toyota sve radi kako treba i da ostali proizvođači neke stvari ne rešavaju bolje. Perspektive drugih proizvođača, bivših i sadašnjih radnika i saradnika, a ne samo trenutnog menadžmenta su stvari koje nedostaju pa knjiga ima dosta jednostran pristup. Da se razumemo, to je ne čini lošom, ali ostavlja par nepopunjenih rupa i zahteva da se neke stvari uzmu sa rezervom.

Vreme i pažnja

Kratko iz Marlin Mannovog predavanja (parafraziram):

Vreme i pažnja su dva resursa koja imate i koja se ne mogu nadomestiti. Potražnja za njima je neograničena.

Tu se uklapa ona "Eh da dan ima 48 sati..." Čak i da ima, opet bi bilo isto. Posle izvesnog perioda privikavanja, opet ne bismo imali problema da nađemo stvari koje će ispuniti to vreme i opet bi bilo stvari koje ne mogu da stanu u tih 48 sati već moraju da sačekaju ili budu odbačene kao nešto zašta "jednostavno nemamo vremena". To je zato što je potražnja za vremenom neograničena - koliko god da ga imamo, uvek će ga biti malo.

Svi manje više znamo priču o vremenu, ali se retko priča o pažnji.

Flow je stanje kada se čovek unese u ono što radi, vreme prestane da teče i stvari samo ležu jedna na drugu. Sledeći put kada se pogleda na sat, prošlo je par sati i tona stvari je završena. Znate te momente? Ja sam te momente opisivao kao: "Volim da ustanem ranije, oko 5. Kada to uradim, sve pozavršavam do 8 i kasnije imam ceo dan..." Nije to zato što sam morning person, već zato što me ništa nije prekidalo u 5 ujutro i "kada me krene" stvarno završim mnogo.

Treba izvesno vreme i uslovi da bi se ušlo u flow i svaki prekid, pored toga što prekida sam flow, košta i vreme potrebno da se ponovo uđe u isti. Petominutni telefonski razgovor ili chat koji je razbio flow "košta" tih pet minuta plus petnaestak, dvadeset koji su potrebni da se vratimo u flow.

Stvari koje odvlače pažnju su u istoj kategoriji "zagađivača" kao i stvari koje traće vreme - buka, telefon, notifikacije o novim porukama (email, SMS, chat i slično), ljudi koji upadaju u kancelariju da pozajme heftalicu ili podele svoje ushićenje o YouTube videu koji su upravo videli... Ne kažem da treba prekinuti koristiti telefon i email, zaključati se u kancelariju i ne puštati nikog da dođe do vas, zabraniti YouTube ili bilo šta slično tome, samo da je potrebno biti svestan da te stvari mogu da imaju dosta jači uticaj na pad produktivnosti nego što to obično mislimo.

Ako vas zanima kreiranje atmosfere u kojoj kreativni timovi postižu mnogo i stvari koje loše utiču na produktivnost timova, pogledajte Peopleware. Najtoplija preporuka!

Čitati o produktivnosti nije produktivno

Preko Grubera do citata iz Kottkeovog posta o Merlin Mannu:

Spending a lot of time reading about all those little productivity tricks and whatnot seemed oxymoronic.

Svakodnevno trošiti vreme na čitanje o produktivnosti nije baš produktivno. Kada se podvuče crta, to vreme je bačeno, osim ako stvarno niste naučili nešto što će vam pomoći da brže uradite ono što stvarno želite / morate. A to se jako retko desi...

Kratka to-do lista

Za ličnu organizaciju kod mene pale samo olovka i papir. Nikakav fancy softver koji se sinhronizuje sa koječim preko koječega, integriše se u moj browser, telefon, nikakav sistem foldera u koje slažem i preslažem liste i beleške itd. Previše je to posla.

Umesto toga, sistem je jednostavan - uzme jedan A4 list i presavijem ga 3 puta tako da je izdeljen na 8 delova. Svaki deo je jedan dan. Na vrhu stranice napišem datum, a ispod listu stvari koje bih želeo da završim taj dan. Obično može da stane 5 - 10 stvari na tu osminu stranice što je uglavnom i više nego što u toku dana mogu da sredim. Ako za jedan dan mogu da skinem 5 stvari koje su mi se ujutro vrzmale po glavi to je bio dobar dan.

Ovaj "sistem" ne koristim svaki dan, ali se osete dani kada imam spremnu listu pred sobom i krećem se kroz nju. Tada uvek uradim više.

Moguć dodatak ovome je i anti todo lista. U ovu listu zapisujete stvari koje ste toga dana uradili, nalazile se one na todo listi ili ne. Svrha ove liste je da vam kaže gde vam je otišao dan ako se zapitate kako to da ste tako malo stvari rešili, a ceo dan ste radili. Par neplaniranih telfonskih razgovora, odlazak u poštu ili banku, na klopu itd vrlo lako mogu da pojedu par sati, a da i ne primetite da se to desilo.

simple-todo.jpg

Prologue, Twitter i Status Update

Dve čudne stvari su se desile u zadnjih par nedelja:

  1. Pomenuo sam Prologue iako se nikada ne oduševljavam WordPress pluginima
  2. Koristio sam Twitter ali me nećete naći ni na jednom drugom Web 2.0 igralištu

Razlozi:

  1. Prologue me je po prvi put naveo da razmišljam o Twitter načinu komunikacije kao jako dobrom za grupe. Do tada mi se činio kao previše ličan i neozbiljan za korišćenje u poslu (trebalo je da znam bolje)
  2. Twitter sam ponovo počeo da koristim da vidim koliko je isti vredan kao komunikacioni kanal (iz lične perspektive, naravno)

Rezultat jedne ideje, jednog eksperimenta i mog oduševljenja njima je Status Update modul za activeCollab (priredio Goran Radulović, ja sam samo zvocao):

status-update.jpg

Ovaj modul vam omogućava da objavljujete kratke poruke sa bilo koje activeCollab stranice a da ne unosi previše smetnje. Workflow je sledeći: otvorite popup, napišete i objavite poruku, zatvorite popup i nastavite sa onim na čemu ste radili.

Kada ima novih poruka poslatih od drugih članova tima pojaviće se crveni bedž pored ikonice u toolbaru i dati vam do znanja da je objavljeno nešto novo. Nema iritirajućih animacija ili zvuka kao kod IM-a ili telefona. Trudili smo se da obaveštenja ne budu napadna i da govore "Ima novog sadržaja, pogledaj kada budeš imao vremena".

Stvarno sam zadovoljan modulom i prijatno iznenađen koliko ovakav vid komunikacije uz sva svoja ograničenja (posebno dužina poruke i odsustvo "oštrih" obaveštenja) može da pomogne boljoj komunikaciji u timu i produktivnosti.

Još nam samo ostaje da vidimo kako će activeCollab korisnici prihvatiti novi modul i kako će se cela stvar dalje razvijati...

Prologue

Prologue je WordPress tema koja omogućava jednostavno kreiranje grupnog Twittera.

Skroz zanimljiva ideja. Već vidim raštrkane timove koji ga koriste kao krajnje jednostavan način da svi članovi ostanu u toku i znaju ko je šta smislio i na čemu radi. A i pojedince i grupe koji jednostavno žele platformu nalik Twitteru koju mogu da hostuju i kontrolišu.

Respect!

Prazan inbox! Najzad!

Jedna od boljih navika koju sam počeo da praktikujem pre nekih par meseci je da kompletno počistim inbox pre nego što završim radni dan kako me isti mailovi ne bi sačekali ujutro. Mailove na koje ne mogu da odgovorim odmah flagujem i prebacim iz inboxa u poseban folder pa im se vratim kada mogu na njih da odgovorim. No, u zadnjih par dana nikako nisam uspevao sve da počistim i uvek mi je ostajalo desetak neodgovorenih mailova. Kad bih se ujutro vraćao za računar čekala me je nova tura i tako u krug. Žurka oko testiranja i lansiranja nove verzije activeCollaba...

Danas sam pritisnuo i umesto da se posvetim dosadnom pisanju dokumentacije prošao sam kroz sve neodgovorene mailove i poslao odgovore. Sutra je novi dan i opet će biti čišćenja, ali za sada stvari izgledaju ovako i jako sam srećan zbog toga:

Inbox je prazan! Jeee!

Productivity tip

Tablu koristim da zapišem stvari koje treba da budu urađene. Iznad svih zadataka se od nedavno nalazi sledeće:

Just Fucking Do It

Problemi se nikada ne rešavaju sami od sebe tako da će vas isti sačekati i sutra, i prekosutra i tako do dana dok mu ne presudite. Najbolja stvar koju možete da uradite je da istog trena, bez previše razmišljanja sednete i skinete stvar sa dnevnog reda. U zavisnosti od problema to može i da potraje, ali što pre počnete pre ćete završiti i moći se posvetiti drugim, zanimljivijim stvarima.

U celoj priči razmišljanje je najveći neprijatelj jer obavezno oteže stvari. Zato psovka - jebeno sedneš i rešiš stvar bez "Šta ako?", "A kako bi bilo?", "Nema sile ovo da završim..."

Sutra je novi dan, a ako imate bar jedan problem manje na dnevnom redu onda je i bolji dan.

Btw, da li ste primetili kako su narodne umotvorine blage - "Što možeš danas ne ostavljaj za sutra", "Ko rano rani dve sreće grabi" i tako dalje. Nema imperativa već kao da te mole da sam sebi olakšaš stvari... Fali tu malo vatre :)

Bitno je početi...

Verovatno vam se dešava da s vremena na vreme naletite na periode kada imate toliko posla, svesni ste da je teško da ćete stići, ali ne znate odakle da počnete i samo se vrtite u krug i nervirate jer ništa ne biva završeno. Pre par meseci pomenuo sam taj problem Draganu i on je rekao da je sa tim lako izaći na kraj. Recept je i više nego jednostavan:

Počni odakle god hoćeš, ali počni odmah, ovog sekunda... Sedi i uhvati se prve stvari koja ti padne šaka, a treba da je završiš. Nemoj proveravati forume, feedove ili po 50-ti put overavati inbox. To ne vodi nigde. Samo uzmi da radiš i kroz par minuta ćeš biti toliko u poslu da će ti biti teško da staneš.

Sistem dokazano radi. Kada uhvatim sebe da se besciljno vrtim samo sednem i počnem da kuckam. Kroz par minuta sam već do lakata u kodu i tada više nema nazad.

Quicksilver

Quicksilver

Quicksilver je mali, ali jako moćan alat koji vam omogućava da brzo pristupate aplikacijama, komandama, manipulišete fajlova i štošta još. Filozofija ovog alata se u osnovi svodi na delovanje bez razmišljanja. Cilj je da se neki česti zadaci kao što je otvaranje fajla ili aplikacija (ma gde da se nalazili), mailovanje odabranih fajlova i slično automatizuje na taj način da se nakon određenog perioda čovek toliko navikne da zadatak i proces njegovog rešavanja biva potisnut i ostane samo rezultat. Ova filozofija je u skladu sa tvrdnjom da je tehnologija onoliko dobra koliko nam omogućava da zaboravimo stvari.

Iako je zaboravljanje u ovom slučaju dobra stvar jer čini rad lakšim, stvari postaju u najmanju ruku frustrirajuće kada alat na koji se toliko naviknemo da prestanemo da ga budemo svesni odjednom nemamo na raspolaganju. Ne samo da moramo da radimo "peške", već nas i znanje da postoji nešto što bi nam mnogostruko olakšalo rešavanje problema kljuca i ne možemo da se otarasimo misli - "E da ima to i to, ovo bih uradio bar 10x brže".

Danas sedam za računar da bih ubrzo skontao da mi iz nekog razloga Ctrl + Space ne izbacuje Quicksilver dijalog. Pogledam, Quicksilver je pokrenut (čuči u Menu baru), podešavanja - prečica je podešena na Ctrl + Space. Ali ne radi... Restart Quicksilvera. Ne radi. Logičan naredni korak je restart računara, ali pošto sam imao gomile otvorenih alata i bio u sred rešavanja jednog zadatka odustanem od restarta, kao - mogu bez Quicksilvera. Nisu prošla ni 3 minuta i već sam bio toliko isfrustriran da sam pogaosio sve i restarovao računar. Jednostavno ne vredi. Mučenje...

Lokacija: Working!

Počnimo sa dve zanimljive stvari:

  1. Internet mi je ogromna smetnja u radu. Čak i kad se zaletim ponekad napravim pauzu između dve linije koda tako što proverim šta ima novo na netu. Najgore je kada se ta pauza rastegne na više od pola sata gde mi onda treba još 15 minuta da se vratim onome što sam radio.
  2. Mac OS X podržava definisanje profila mrežnih podešavanja - lokacija. Tako možete imati profil za posao gde ste iza nekog proxy servera, za kuću gde imate direktan pristup ili pak profil za vaš omiljeni kafić sa wireless pristupom. Opcije za menjanje se nalaze unutar glavnog menija tako da su globalno dostupne.

Na pitanje kako bih najlakše sprečio sebe da pristupam internetu kada radim Godža je dao jako dobar savet - definiši lokaciju gde je mreža loše konfigurisana ili kompletno isključena. Savršeno!

Kada krenem da radim samo promenim lokaciju na Working i istog trena više nemam pristup ni lokalnoj mreži, ni Internetu. Treba mi samo jedan klik da ponovo sve osposobim, ali je i on dovoljan da me podseti da treba da radim, a ne da surfam.

Lokacije unutar glavnog menija

Sad još samo da smislim način da budem dostupan na ICQ pošto nam je to primaran način komunikacije u firmi. Najverovatnije ću instalirati IM na telefon kako bih bio prisutan, pa se prebacivati na komp kada me startuju. Imate neki bolji predlog?

Produktivnost, loše navike i smetala

U 2007: Reduce, Focus, and Filtering My Inputs Jeremy Zawodny je izneo par prilično bitnih problema koji zajedno mogu da naprave gužvu u vašoj glavi i kalendaru prouzrokujući dosta stresa i komplikacija zbog zatrpanosti obavezama. Iz iskustva znam da su neki od navedenih "ometača" prilično nezgodni. Posebno bih naglasio konstantnu naviku da kažem "Da" novim obavezama bez previše razmišljanja. Sviđa mi se predlog iznesen u jednom od komentara - napiši par beleški o projektu, ali nemoj reći "Da" (ili "Ne") dok cela stvar ne prespava. Takođe, usluge koje činim potpunim neznancima ću morati da počnem da naplaćujem (ili odbijam) kako bih smanjio količinu takvih "intervencija" i jasno stavio do znanja da me one koštaju.

Druga prilično kritična stvar je prevelika količina ulaznih podataka ili velika učestalost proveravanja izvora (npr, proveravanje maila ili RSS readera na svakih 5 minuta). Jedno od rešenja je da obrišem sve feedove koji me ne interesuju ili koji su mi tradicionalno zatrpani (Techcruch i Guy Kawasaki mi odmah padaju na pamet - obavezno ih zapustim). Već sam podesio Mail da proverava mail na 1h, a NewsFire da osvežava listu feedova na svaka tri sata. Svako povećanje učestalosti preko toga jednostavno nema smisla.

I najvažnija stvar - unormaliti spavanje. Tačno znam da kada se prebacim iz normalnog režima (u krevet oko 23, ustajanje oko 6, 7) počnem da ličim na zombija i jako malo stvari završavam (ili ih završavam uz veliki napor). Obaveze se toliko nagomilaju da jednostavno prisilim sebe da se vratim u normalu ne bi li ih rešio. Uz malo discipline mogao bih kompletno da se prebacim u jutarnji režim i rešim se bede.

Ima li neko neke druge predloge?