Dnevno rešavam stotinak mailova. Ima tu svega: podrške, transkripti razgovora sa mušterijama, notifikacija iz našeg sistema o poslu na kome se radi, ostalih poslovnih mailova i (najmanje) lične pošte. Iako ne bih mogao reći da je zatrpan mailbox sam po sebi uzrok stresa, definitivno pomaže pošto sam primetio da tenzija raste sa brojem stvari koje su mi "otvorene" (nezavršene).
No, u zadnjih mesec dana sam počeo da koristim izuzetno jednostavan pristup kojim jako brzo čistim i lični mail i podršku. Svodi se na primenu dva jednostavna principa koja opisuju dve skraćenice: 4D i OHIO. Znam da su skraćenice i glupe i da bacanje istima nedvosmisleno pokazuje želju govornika da se svidi ili ostavi utisak pametne i informisane osobe. Ipak, ovde ću se držati skraćenica zašto je mail nešto sa čime radim svakodnevno, a skraćenice pomažu da se principi lako zapamte i još lakše koriste, pa postaju skoro kao mantre.
4D samo kaže da treba da uradite jednu od ove četiri stvari kada primite mail:
- Do It - Uradi šta treba odmah umesto da ostaviš za kasnije. Postoji gomila stvari koje mogu da se reše za manje od dva minuta i bolje ih je uraditi odmah, nego ostavljati za kasnije.
- Defer It - Ako ne možeš da rešiš sada, odloži za kada možeš. Ja svoje stvari beležim u Things i arhiviram mail, ali za ovo može poslužiti i neki folder, podsetnik, parče papira itd.
- Delegate It - Prebaci nekom drugom da dalje rešava. Ovo je česta stvar na podršci. Mailove šaljem dalje na verifikaciju problema, da se reši neki bug, pomogne mušteriji itd.
- Delete It - Najslađa D u listi. Brišem sve što mogu, a arhivu ne organizujem. Kada je gotovo, više nije bitno.
Za razliku od 4D, koji kaže šta da se radi, OHIO kaže kako da se radi: Only Handle It Once. Svaki ponovni povratak poruci koju ste već pročitali bez da je rešena je nepotrebno trošenje vremena i pažnje. Onog momenta kada vidim mail, rešim šta ću sa njim i ne vraćam mu se (osim ako nije odložen). Jednostavno.
Sparrow, Inbox Zero
Dodatak: U momentu pisanja, help desk kaže 0/0 (prazan inbox, prazan moj queue), a Sparrow pokazuje Inbox Zero. Stoji da je tehnika čist productivity porn, ali meni lepo radi posao.