99% mailova završava u kanti

Sada već davne 2003. ili 2004. se desilo nešto nezamislivo. Iz više-se-ne-sećam-kog-razloga izgubio sam celu svoju Outlook arhivu, a zajedno sa njom i sve poruke koje sam godinama uredno sortirao i čuvao. Da li mi je backup pukao, da li je arhiva bila oštećena ili šta već, stvarno se više ne sećam, ali eto, jednog jutra više nisam imao pristup tim mailovima.

Zanimljiva stvar se desila u periodu posle tog incidenta - ne mogu da prizovem momenat kada su mi te poruke ikada nedostajale. Možda se desilo jednom, dvaput da mi nešto zatreba, ali u tim situacijama sam se uglavnom snalazio da dođem do stvari koje mi trebaju. I preživeo sam da vam danas to ispričam (ili-ti: nije došlo do kraja sveta zato što nisam imao pristup nekoj od poruka)…

Tada to nisam znao, ali cela ta epizoda sada potvrđuje stav koji zastupam: 99% mailova koje svakodnevno primamo treba da završi u kanti za otpad, ne u arhivi. Onih 1% što preostane, dovoljno je da samo arhiviramo i pustimo sisteme za pretragu da nam nađu ono što tražimo kada nam nešto zatreba. Uostalom, te algoritme su ljudi pravili baš za pretrage velikih arhiva, tako da neće imati nikakvih problema da pretražuju ovu našu malu (1%).

Da bi Backspace (ili Del) bili taster koji mogu često da pritiskam, imam "strategiju" pomoću koje "izvozim" stvari koje zahtevaju neku akciju. O njoj sam već pisao, a lako se pamti kao 4D:

  1. Do - ako nešto treba da uradim, a zahteva manje od 3 min posla, uradim odmah,
  2. Delegate - stvari koje neko drugi treba da uradi "šaljem dalje" u naš activeCollab,
  3. Defer - ako nešto treba da uradim kasnije, prebacim u svoj Things,
  4. Delete - ogroman deo pošto pročitam i odmah brišem, a naposletku i prva 3 D završe sa ovim D nakon što završim sa sortiranjem.

Šta arhiviram: sve mailove od banke, sve prepiske sa zaposlenima koje se dešavaju mimo našeg project management alata, sva dopisivanja sa potencijalnim partnerima i tome slično. Takve pošte nema puno.

Šta sortiram u arhivi: ništa. Mesto gde sortiram stvari su naš activeCollab (upravljanje firminim projektima) i moj Things (stvari nevezane za posao, ili stvari vezane za posao koje mi padnu na pamet kada sam daleko od računara i zahtevaju dalju razradu pre nego što završe u firminom sistemu).

Zahvaljujući ovoj jednostavnoj "strategiji" i "just let go" prisptupu pošti, moj inbox danas izgleda ovako:

Moj inbox, danas

Moj inbox, danas

4 actionable poruke… Nije loše, posebno ako se uzme u obzir da dobijam po par stotina poruka dnevno.

PS: Da ne dođe do zabune, nisam egocentrik koji  briše poštu kako bi se osećao bitno i ne ceni ljude sa kojima se dopisuje. Poenta je da ću stvari zapamtiti ili uvezati na neki drugi način (project management alat, lična to do lista, kontakti ili veze), umesto da skupljam samu poštu i trošim vreme na sortiranje nečega što je u većini slučajeva samo privremena informacija.